Herken je ook de uitdaging ten aanzien van het overbrengen van informatie zodat de ontvanger écht snapt wat we bedoelen? Dit is een onderwerp waar de overheid al jaren mee worstelt. Hoe kan ze formele zaken zoals wetsvoorstellen of andere voor burgers relevante informatie, op een laagdrempelige en begrijpelijke manier overbrengen? En op welke manier kan die informatie het meest effectief worden overgebracht?
Dat lees je in dit artikel.
Uit onderzoek* is gebleken dat burgers de verwachting hebben dat overheidsinstanties rechtvaardig zijn.
Een manier om dit zichtbaar te maken, is om burgers inzicht te geven in de besluitvorming bijvoorbeeld door ze deel te laten nemen aan raadsvergaderingen.
Hoe maak je dat praktisch?
Aangezien er in raadzalen vaak beperkt plek voor pers en publiek is, is een hybride opstelling hiervoor een goede oplossing. Op deze manier kunnen alle betrokkenen - actief of passief - deelnemen.
Vaak zien we al een streamingoplossing, waardoor burgers vanuit hun eigen woonkamer toch de vergadering kunnen volgen via een website of via een lokale omroep. Zo kunnen ze vanuit hun eigen woonkamer laagdrempelig deelnemen en betrokken raken. Juist door ook de hybride opstelling te realiseren maak je werk van verbinding.
Na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 heeft ongeveer twee derde van alle gemeenten burgerparticipatie hoog in het coalitievaandel gezet, maar het omzetten van woorden en papier in daden is een zoektocht gebleken.
Om écht te weten wat er speelt in de maatschappij, betrekken steeds meer overheidsinstanties de burgers bij advisering en besluitvorming. In raadsvergaderingen zouden burgers kunnen stemmen op voorstellen door middel van bijvoorbeeld stemkastjes.
Want wanneer overheidsinstanties met een open blik kijken naar de inbreng van burgers, heeft de samenwerking meer kans van slagen.
Een veel gehoorde klacht is de onduidelijkheid van informatie die de overheid verstrekt. Een eerste vereiste is natuurlijk verstaanbaarheid. Een raadzaal of bestuurskamer kan daarom niet zonder goede geluidsinstallatie, met goede microfoons en luidsprekers.
Ook de woorden die gekozen worden om informatie over te brengen kan beter. Gelukkig kiezen steeds meer overheidsinstanties voor begrijpelijkere taal en informatieve video's.
Een ander hulpmiddel is het in beeld brengen van de sprekers, zowel in de raadzaal als daarbuiten en het tonen van stemuitslagen. Door de vergaderinstallatie te voorzien van stemfunctie en in de raadzaal beeldschermen en camera's te plaatsten, kan er eenvoudig meerwaarde gehaald worden uit het combineren van deze middelen. Sprekers worden automatisch in beeld gebracht met partij en naam onderschrift; de beelden kunnen gestremde worden naar andere ruimtes, via eigen websites of lokale tv-zenders en de stemuitslagen kunnen real-time getoond worden op de schermen of via de stream.
Ook is het belangrijk dat de informatie die verheidsinstanties delen, klopt en actueel is. Hiervoor maken overheidsinstanties gebruik van websites met kennisartikelen, video's en FAQ's, en zijn ze meestal telefonisch bereikbaar bij vragen.
Bij veel overheidsinstanties zie je ook dat narrowcasting een grote rol speelt bij de informatievoorziening. Zo kunnen zowel medewerkers als bezoekers de voor hen relevante informatie gemakkelijk vinden op informatieschermen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Doordat narrowcasting centraal wordt beheerd, maar op verschillende plekken wordt getoond, kun je gemakkelijker grote groepen mensen bereiken met die informatie die voor hen relevant is.
*Jan Lunsing, De Kloof (2015)
Samen met jou bespreken we graag welke oplossing naadloos bij jouw organisatie past. Neem vooral contact op voor meer informatie. Bel ons direct via: 0511 – 460200 of vul onderstaand formulier in.
Geschreven door Merel Dijkstra
woensdag 22 november 2023
