Het is niet meer weg te denken: videoconferencing. Waar we voorheen het beeld hadden dat alleen grote ondernemingen en multinationals gebruik maakten van videoconference oplossingen is het nu niet meer weg te denken uit ons reguliere werkpatroon.
Videovergadering, webconference, videocall, videomeeting, hybride vergaderen, het nieuwe werken, … het zijn gewone woorden en uitdrukkingen geworden. De drempel om videoconferencing te gebruiken is weggenomen. We hebben ervaren dat het gebruiken van Microsoft Teams, Zoom, Webex of een ander videoconference platform best eenvoudig is.
Tegelijkertijd hebben we ook ontdekt dat videovergaderen behoorlijk vermoeiend kan zijn. Voor al wanneer je aan meerdere vergaderingen achter elkaar deelneemt. Dit in combinatie met het besef dat we gebruik zullen blijven maken van deze techniek zorgt er voor dat proactieve bedrijven en organisaties een op zoek gaan naar verbetering.
Hoe kunnen we de vergaderruimte zo inrichten dat we een betere kwaliteit vergadering realiseren. Waarmee kunnen we zorgen voor kwaliteit, gebruiksgemak en een betere gebruikerservaring.
Maak de volgende punten onderdeel van jouw checklist:
- Is het beeldscherm groot genoeg om alle deelnemers weer te geven en om gedeelde bestanden goed te zien. Deel je vaak bestanden? Dan is het ook goed om na te denken of je één of twee beeldschermen wilt plaatsen.
- Welke camera pas ik toe. Brengt de camera alle deelnemers goed in beeld, is de camera geschikt om zowel in de breedte als in de diepte een goed beeld te geven. Gebruik ik een camera die de actieve sprekende deelnemer volgt of kies ik voor een systeem met vooraf ingestelde voorkeuzestanden?
- Hoe zorg ik voor goede spraakverstaanbaarheid. Waar plaats ik microfoons en waar lopen dan kabels langs. Hoe zorg ik er voor dat er voldoende dekking van de microfoons is zodat alle deelnemers goed verstaanbaar zijn?
- Waar plaats ik luidsprekers en hoe zorg ik voor een goede geluidskwaliteit van de videoconference?
- Ga ik gebruik maken van een eigen laptop of wil ik een permanent systeem in mijn vergaderruimte plaatsen? Of wil ik misschien een permanent systeem en ook de mogelijkheid om in voorkomende gevallen mijn laptop aan te sluiten?
- Welke software ga ik gebruiken en hoe verbind ik met iemand die mij uitnodigt via een ander systeem?
- Wil ik bij een permanente opstelling het systeem eenvoudig kunnen bedienen met een touchscreen. Hoe schakel ik de hele installatie aan en uit? Hoe zorg ik voor een herkenbare en eenvoudige bediening zonder dat ik mijn collega’s eerst een uitgebreide training moet geven?
- Is mijn netwerk goed dekkend, heb ik een stabiele netwerkverbinding en voldoende bandbreedte op mijn internetverbinding?
- Als ik meerdere ruimtes uitrust met videoconferencing oplossingen, hoe beheer ik deze dan en hoe zorg ik voor een uniforme gebruikerservaring.
