"Het vorige systeem was ondermaats en de gemeente was toe aan iets nieuws."
Als vertrouwde partner in innovatieve vergaderoplossingen, hebben we met veel enthousiasme en toewijding bijgedragen aan de transformatie van de raadszaal van de gemeente Het Hogeland. Na een aanbestedingstraject is de opdracht aan ons gegund vanwege de aangedragen oplossing, de gedegen onderbouwing en de duurzame mogelijkheden voor de toekomst. Eind september 2023 hebben we dit project afgerond en kon de gemeente haar nieuwe vergaderinstallatie, moderne audiovisuele voorzieningen en vergaderopstelling introduceren. Deze installatie voldoet niet alleen aan de huidige behoeften, maar is ook eenvoudig schaalbaar en uit te breiden voor de toekomst.
In samenwerking met de gemeente hebben we een belangrijke mijlpaal bereikt door de levering van een geheel nieuw audiovisueel vergadersysteem en de audiovisuele herinrichting van de raadszaal. Deze investering biedt tal van voordelen die de manier waarop vergaderingen worden gehouden en beslissingen worden genomen, aanzienlijk verbeteren.
Het oude systeem in de raadszaal was niet meer toereikend. Het viel regelmatig uit en voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd wat leidde tot frustraties en ongemak tijdens belangrijke vergaderingen. Een van de raadsleden herinnert zich zo’n ongelukkig voorval waar gedurende een vergadering het systeem ineens uitviel en er geen directe oplossing geboden kon worden.
"Het vorige systeem was ondermaats en de gemeente was toe aan iets nieuws."
Ons expertteam bij PTH Groep heeft de uitdaging aangenomen om de raadszaal te voorzien van de nieuwste technologieën op het gebied van audiovisuele systemen.
Het doel? Goed samenwerken!
De gemeente had daar goed over nagedacht en wij mochten onze expertise inzetten om hun wensen in een concreet uitgewerkte installatie te vertalen.
Daarvoor maakten we een ontwerp dat volledig voldoet aan de wensen en eisen van de gemeente en dat bovendien eenvoudig uit te breiden is met extra functionaliteiten. Het resultaat is een eenvoudig te bedienen en tegelijkertijd geavanceerd systeem dat vergaderingen digitaal vastlegt en de mogelijkheid biedt om vergaderingen en bijeenkomsten in de raadszaal en op afstand te volgen.
De vergaderinstallatie beschikt over de volgende functionaliteiten:
Met het nieuwe systeem kunnen belangrijke discussies nu goed worden verstaan, goed worden gevolgd en worden beslissingen gemakkelijker gedocumenteerd en gedeeld.
Ook aan de perstribune en die voor het publiek is gedacht. Waar de raadsleden de beelden op een groot formaat scherm zien wordt hetzelfde beeld ook op extra steunschermen voor pers en publiek getoond. En ook de geluidsweergave van de vergadering wordt via een goed afgestemd en ingeregeld geluidssysteem met een hoge spraakverstaanbaarheid weergegeven.
Omdat de meeste gebruikers bedreven zijn in besturen en politiek in plaats van in techniek, ontwikkelden we een gebruikersvriendelijke interface voor de bediening. Zowel via een vast touchscreen als via een iPad kan de installatie bediend en ingesteld worden.
Wat deze upgrade echt bijzonder maakt, is de schaalbaarheid naar de toekomst toe. Nu de Gemeente Het Hogeland plannen heeft voor de bouw van een nieuw gemeentehuis, blijft deze investering waardevol. De nieuwe opstelling kan eenvoudig worden aangepast en uitgebreid, zelfs als de gemeente in de toekomst een nieuw gebouw betrekt. Hierdoor blijft de investering relevant en kosteneffectief, ongeacht de veranderingen die de toekomst met zich mee kan brengen.
In de vorige raadszaal zaten alle raadsleden aan één grote ronde tafel, wat beperkingen oplegde aan de flexibiliteit van de ruimte. Met onze nieuwe opstelling zijn losse tafels en meerdere rijen geïntroduceerd, waardoor raadsleden dichter bij elkaar zitten en beter elkaars mimiek en reacties kunnen zien. Deze flexibele indeling biedt mogelijkheden voor diverse gebruiksscenario's, waardoor de raadszaal multifunctioneler wordt.
De vernieuwde raadszaal biedt nu plaats aan 29 raadsleden, evenals aan leden van het college, de pers, de directie en het publiek. Deze inclusieve aanpak zorgt ervoor dat elke belanghebbende in de gemeente kan deelnemen aan en getuige kan zijn van belangrijke besluitvormingsprocessen. Op dit moment zijn er verschillende opstellingen in gebruik en kan er gebruik gemaakt worden van in totaal 41 spreekposten. Hiermee kan vrijwel iedere raadsbijeenkomst, - vergadering of commissie gebruik maken van de faciliteiten. Eén van de ontwikkelingen na de oplevering is om de installatie geschikt te maken voor huwelijksbijeenkomsten. Door de eenvoudige mogelijkheid om de apparatuur flexibel te kunnen configureren maakt de gemeente optimaal gebruik van de mogelijkheden en haalt ze maximaal rendement uit haar investering.
PTH Groep is trots op de rol die we hebben gespeeld bij het transformeren van de raadszaal van de Gemeente Het Hogeland. En ook de samenwerking met andere partijen zoals de E-installateur, de stoffeerder en inrichter verliep vlekkeloos. We werken er altijd aan om voor een klant de vergaderervaring te verbeteren en de investering waardevol te maken, nu en in de toekomst. Dat dat hier ook gelukt is blijkt uit de enthousiaste reacties van de gemeente en de interne opdrachtgevers.
“Goed samenwerken is een slogan die echt op PTH Groep van toepassing is. Dat is gebleken tijdens de projectvoorbereiding en de installatie.”
We kijken uit naar verdere samenwerkingen om de gemeente Het Hogeland te blijven ondersteunen.
Neem gerust contact op met ons team van experts bij PTH Groep. Samen werken we aan het vormgeven van goede samenwerking in jouw organisatie.
